Cada día más empresas de todos los rincones y sectores laborales deciden contratar los servicios de una secretaría virtual. El apogeo de Internet, donde está absolutamente todo presente, el incremento del teletrabajo y de las nuevas exigencias telemáticas y tecnológicas han desembocado en una alta demanda de las secretarías virtuales. En Ofitech360º te ofrecemos un servicio de secretaría virtual especializado, moderno, eficaz y ajustado a las necesidades reales de tu empresa. En el siguiente artículo desglosamos en qué consiste una secretaría virtual, cuáles son sus funciones técnicas y la diversa tipología que existe actualmente. Queremos que conozcas al detalle las enormes posibilidades de este servicio especializado que tan bien está funcionando en el entorno 2.0.
Secretaria virtual, ¿qué es?
La secretaria online o virtual incorpora todas las tareas que una secretaria convencional puede realizar en una oficina, pero va mucho más allá, pues está especializada en las nuevas tecnologías, programas informáticos y aplicaciones que han surgido en este campo. Es un servicio que te permitirá dar una respuesta rápida y útil a clientes y usuarios, además de evitar las interrupciones en el trabajo. Los mensajes más relevantes de cada jornada quedarán a buen recaudo.
Con una secretaria virtual mejora el flujo de trabajo y la organización de cada empresa y se libera a los jefes y los CEOS para que puedan dedicarse plenamente al crecimiento de la empresa. Este servicio online se puede realizar sin necesidad de contar con una oficina física, por lo tanto supone un ahorro económico considerable para los promotores.
¿En qué te puede ayudar una secretaria virtual?
Una secretaria virtual puede conducir y agilizar el día a día de tu empresa o negocio de manera polivalente. Entre sus funciones básicas podemos destacar las siguientes:
- La recepción y contestación de llamadas telefónicas, derivando las mismas al departamento o persona del organigrama correspondiente.
- La lectura y/o respuesta de correos electrónicos corporativos; reenviando los más urgentes a los diferentes cargos de la empresa.
- La revisión y organización de la agenda institucional, con especial atención a la de los puestos directivos de la empresa, a los que se les recuerda las citas, encuentros y eventos importantes.
- La organización, el archivo y la custodia de los documentos que se van generando en la cotidianidad empresarial.
- La criba de llamadas telefónicas y emails sin importancia, de carácter comercial o consultivo. La secretaría te ahorrará tiempo e interrupciones inoportunas.
- La redacción y/o transcripción de cartas, formularios, peticiones o cualquier tipo de escrito institucional que deba presentarse en un contexto formal.
¿Qué debes saber de una secretaria virtual antes de contratarla?
Si vas a contratar una secretaria virtual es una tarea fundamental analizar su perfil profesional y las llamadas “soft skills”, es decir, sus competencias laborales. Estas son las competencias básicas que debe manejar una secretaria virtual moderna y eficiente:
- Un buen manejo de los principales programas informáticos y las aplicaciones que guardan relación con el secretariado virtual. Los candidatos deben tener familiaridad con el entorno digital, tanto en el ordenador como en los dispositivos móviles. En Ofitech360º nos adaptamos a cualquier tipo de software con el que trabaje ya el cliente.
- El conocimiento de algún idioma extranjero, preferiblemente el inglés. Hoy día, en un entorno digital globalizado, muchos proveedores y clientes pueden proceder del extranjero. Por tanto, es aconsejable contar con un personal que hable y entienda bien el inglés, la tercera lengua más utilizada en el mundo, segunda lengua oficial en numerosos países.
- Debes comprobar, también, si la persona candidata a este puesto de trabajo tiene experiencia en puestos de similar categoría y en labores de secretariado. La experiencia ayuda en la adaptación al puesto laboral, sobre todo en casos de necesitar una adaptación urgente.
- La comunicación tanto interna como externa es otro factor determinante en el puesto de secretaria; el puesto exige interactuar con profesionalidad, elegancia, respeto y cortesía, pues la secretaría proyecta, de un modo u otro, los valores y la imagen de la empresa.
- Seguridad y confidencialidad. El día a día en la secretaría virtual conlleva la lectura y el tratamiento de numerosos documentos y archivos, muchos de ellos de carácter confidencial o portadores de asuntos financieros que, además, pueden estar sujetos a la ley de protección de datos. Por tanto, es importante firmar un acuerdo de confidencialidad antes de comenzar el trabajo.
- Adaptabilidad a la identidad empresarial. La secretaria debe encajar como un guante en la cultura empresarial, su estilo y su idiosincrasia. Un secretariado que conecta con el resto de la empresa aporta un valor añadido al día a día de la misma.
Tipos de secretaria virtual
Existen diferentes tipos de secretarías virtuales dependiendo de las necesidades que tenga cada empresa, la secretaría online puede ser:
- Una secretaria administrativa. Lleva a cabo las tareas convencionales de una oficina pero en el universo digital. Controla el móvil empresarial, los correos electrónicos corporativos, coordina y programa las reuniones o citas, realiza pagos cotidianos, etc.
- Una secretaria-recepcionista. Combina algunas de las responsabilidades mencionadas en el punto anterior con otras más orientadas a la recepción: la recepción de llamadas convencionales, la compilación de mensajes, el recordatorio de citas o la transcripción de documentos para su posterior uso.
- Una asistente especialista en la atención al cliente online. En muchas empresas su secretaria online opera en permanente contacto con el departamento de atención al cliente, a veces incluso formando parte de estos equipos. Entre sus responsabilidades están contestar el email, al chat online, al teléfono y los mensajes a través de las diferentes plataformas digitales.
- Una secretaria con funciones de community manager. Es aquella que supervisa y gestiona los perfiles oficiales de la empresa en la red y en las diferentes plataformas digitales. Si el volumen de interacción en una determinada empresa es elevado, es lógico y razonable contar con una secretaria que se encargue de contestar los mensajes llegados desde las redes sociales para interactuar amablemente el público generalista.
- Una secretaria personal. Es aquella que trabaja para una determinada persona, normalmente un alto cargo empresarial, al que ayuda y asesora en cualquier obligación del día a día, allanando el terreno para las reuniones o meetings y realizando tareas cotidianas. Es una pieza indispensable para directores, CEOs o jefes de equipos.
Ya conoces cómo funciona una secretaría virtual; si eres una gran empresa, una pyme o simplemente un autónomo y necesitas un servicio de secretaría online acorde a los tiempos que corren contacta ahora con Ofitech360º y te asesoraremos para encontrar exactamente lo que estás buscando.
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