El secretariado virtual es un servicio de secretaría online que utilizan las empresas para asegurar el desarrollo normal de su actividad y gestionar las comunicaciones básicas del negocio sin tener que disponer de un espacio físico. Este trabajo puede ser de diferente índole y cubrir tareas muy diversas, así que vamos a profundizar en él en este artículo, en la tipología básica del secretariado virtual y en sus principales ventajas. Ya sabes que en Ofitech360º podrás contratar el tipo de secretariado que necesites.
Qué es un secretariado virtual y por qué lo necesitas
El secretariado virtual es una labor indispensable para aquellas empresas que necesitan disponer de los servicios clásicos de secretaría de forma online y con atención en remoto. Este tipo de servicios resulta ciertamente beneficioso para las compañías que requieren una secretaría a tiempo completo sin la obligación de contar con un espacio físico abierto al público.
Contar con una secretaría virtual agiliza los trámites burocráticos y presta atención a clientes y proveedores. Dispensa un trato profesionalizado y libera al resto de los integrantes de una empresa de las tareas puramente administrativas. A continuación vamos a desglosar los beneficios que otorga este servicio de secretarias online.
Ventajas de contar con un secretariado virtual o call center
El secretariado virtual es un servicio que aumenta la productividad y agilidad de la empresa, facilita la comunicación interna y externa y que puede (y debe) adaptarse a las necesidades que vayan surgiendo. En este sentido, un secretariado virtual o call center personalizado ofrece flexibilidad, ya que se puede contratar los servicios según un proyecto concreto, por un tiempo definido o, si así se prefiere, de forma estable y continuada.
Las secretarías online ofrecen, a su vez, una amplia variedad de servicios. No sólo se trata de cubrir las tareas administrativas, como veremos más adelante, existen secretariados que van mucho más allá de la recepción de llamadas, la respuesta de correos electrónicos o la revisión y puesta a punto de la agenda institucional. Hoy en día pueden contratarse secretariados especializados según el sector laboral en el que se trabaje o el tipo concreto de necesidades que vayan surgiendo. Ese carácter experto del secretariado se puede solicitar en Ofitech360º; solo tienes que indicarnos cuáles son tus necesidades, carencias y aspiraciones al respecto.
En otro orden se sitúa el aspecto puramente económico. El secretariado virtual puede suponer un importante ahorro al final del curso y ayudar al equilibrio financiero de la empresa. Externalizar el secretariado puede liberar a la empresa del pago de nóminas fijas y facilitar el ahorro de tiempo y espacio, así como suprimir los gastos aparejados a estos puestos laborales. Además, una secretaría online puede contratarse en periodos de tiempo específicos, por horas o en la duración de un determinado proyecto, de forma totalmente adaptada a las necesidades reales de la empresa. La escalabilidad es el presente. Es el momento de coger la calculadora y hacer cuentas; el ahorro de costes puede ser relevante.
Y por supuesto, ya no tendrás que preocuparte de las exigentes tareas burocráticas o de gestión interna; el secretariado virtual te reportará tiempo útil, sabiendo que en todo momento la atención al cliente estará cubierta con las prestaciones necesarias en seguridad y confidencialidad
Secretariado administrativo
Empecemos por el secretariado más básico y convencional; el secretariado administrativo se encarga de las labores clásicas asignadas a este puesto laboral:
- La recepción, el desvío de llamadas y la respuesta a dichas llamadas telefónicas que se reciben.
- El seguimiento de la agenda corporativa y la programación de citas online y reuniones en persona.
- Las respuestas a los correos electrónicos recibidos así como a los mensajes a través de los perfiles institucionales.
- La ordenación, clasificación y gestión de documentos oficiales.
- El seguimiento de los procesos burocráticos relacionados con las instituciones públicas.
Un secretariado administrativo es hoy día indispensable en aquellas pymes cuyo volumen de trabajo es considerable y necesitan que el trabajo fluya.
Secretariado personalizado ejecutivo
Este tipo de secretaría va asociada a las necesidades diarias que debe cubrir un alto cargo en una determinada empresa. La labor consiste básicamente en atender, ayudar y asistir a ejecutivos o directores que necesitan tener su día a día calculado y organizado al milímetro.
Todo esto incluye no sólo la revisión y preparación de la agenda personal-institucional, sino también la recopilación de datos e informes, la puesta a punto de reuniones, la compra de materiales necesarios o la interlocución con representantes de otras empresas.
Secretariado económico o financiero
Muchas empresas requieren de una secretaría que esté especializada en labores contables o financieras. Para cubrir estas tareas ha existido siempre la figura del secretario o la secretaria económica. Este profesional maneja con soltura las áreas de la contabilidad, las estadísticas, los pagos y las finanzas, estando muy pendiente de que el balance económico a final de año quede en números verdes. ¿Quiénes pueden necesitar estos servicios? Un despacho contable, una inmobiliaria, un almacén al por mayor, un bufete de abogados, una consultoría o, en definitiva, cualquier pyme con cierto volumen de operaciones económicas.
Atención al cliente
La opción del call center ha crecido mucho en los últimos años; es un servicio que ofrece a las empresas una atención al cliente especializada durante 24 horas los 7 días de la semana, recibiendo un gran volumen de llamadas de todas las latitudes y mostrando su eficiencia a la hora de dar respuesta a las consultas de los clientes y sus posibles quejas.
Este tipo de secretaría virtual cotiza al alza, pues ha demostrado una excelente relación inversión-eficiencia-costes. Son especialmente recomendadas para empresas de telecomunicaciones, entidades financieras, agencias de viaje o centros sanitarios, para estos últimos existen los conocidos call center sanitarios,entre otros negocios.
Secretariado legal o jurídico
Es un tipo de secretariado especializado ideal para un despacho contable, un bufete de abogados o un departamento jurídico en una determinada compañía. Sus tareas básicas son la preparación de los documentos oficiales y legales, la redacción de los mismos, el cumplimiento de los requisitos administrativos y corporativos, la supervisión y vigilancia de los archivos o la comunicación formal con los clientes y tribunales, entre otros menesteres. Este tipo de secretariado exige un alto nivel de cualificación pues aborda asuntos muy serios, vitales para sus clientes.
Si estás buscando cubrir cualquiera de estos tipos de secretariado o necesitas un servicio específico, en Ofitech360º vamos a ayudarte. Contacta con nosotros y explícanos cuáles son tus principales necesidades. Te brindamos un servicio personalizado y a medida para que tu empresa crezca cualitativamente.
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