¿Cómo un despacho de Derecho Penal logró mejorar su atención telefónica, proteger a sus abogados y no perder ninguna llamada importante?
Para Dexia Abogados, atender todas las llamadas entrantes era un desafío constante. Sus abogados no podían estar pendientes del teléfono mientras estaban en juicios, reuniones o desplazamientos, lo que dificultaba la atención rápida y personalizada que sus clientes merecen. Además, proteger la privacidad de sus números personales era imprescindible. A través de nuestro call center para abogados lo conseguimos.
El Reto
Dexia Abogados necesitaba liberar a sus letrados de la carga que supone atender llamadas entrantes durante su jornada, especialmente en momentos clave como juicios, reuniones con clientes o desplazamientos. Además, requerían un sistema que garantizara la privacidad del número personal de los abogados y una coordinación eficiente con todos los miembros del despacho.
En definitiva, buscaban una solución que ofreciera:
- Atención telefónica profesional en horario extendido (de 9:00 a 22:00).
- Derivación inmediata de llamadas al abogado correspondiente.
- Registro sistemático de cada interacción con el cliente.
- Un canal para realizar llamadas salientes sin exponer los teléfonos personales.
Roadmap implementado por Ofitech360º
Desde Ofitech360º desarrollamos un protocolo personalizado para Dexia Abogados, con un enfoque 100% adaptado a la naturaleza crítica y sensible de sus llamadas.
Protocolo de Atención Telefónica
Todas las llamadas son respondidas por un operador profesional que se presenta como parte del despacho, siguiendo el guión:
“Buenos días/tardes, Despacho Dexia Abogados, le atiende (nombre), ¿en qué podemos ayudarle?”
A continuación, se recopila información clave:
- Nombre y apellidos del cliente.
- Teléfono de contacto.
- Motivo de la llamada.
- Abogado específico por el que pregunta (si aplica).
Derivación Directa e Inmediata
El operador pone al cliente en espera y contacta directamente con el abogado correspondiente:
- Si el abogado acepta la llamada, esta se transfiere inmediatamente, y se registra la interacción por correo electrónico.
- Si el abogado no puede atender, el operador informa al cliente y remite todos los datos por email al letrado, asegurando seguimiento.
Gestión Fuera de Horario
Para mantener la atención al cliente activa fuera del horario operativo (22:00 – 9:00), activamos un buzón de voz personalizado que redirige las consultas al email oficial del despacho:
info@dexiaabogados.com
Funcionalidad Adicional: Llamadas Salientes
Para proteger la privacidad de sus abogados, Dexia puede solicitar que nuestro call center realice llamadas salientes desde nuestro número de cabecera. De esta manera, mantenemos la confidencialidad del profesional sin comprometer la comunicación con el cliente.
Resultados obtenidos para Dexia Abogados
Gracias a la implementación de este protocolo, Dexia Abogados ha logrado:
- Mejorar la disponibilidad percibida por parte de sus clientes, incluso cuando los abogados están ocupados.
- Garantizar una atención constante, profesional y empática.
- Optimizar los tiempos de respuesta y el seguimiento de cada llamada.
- Evitar la exposición de los números personales de su equipo legal.
Valor añadido
Además de gestionar todas las llamadas, Ofitech360º entrega informes periódicos con métricas sobre volumen de llamadas, tiempos de respuesta y seguimiento, ayudando a Dexia Abogados a mejorar continuamente su atención. Nuestra solución libera tiempo valioso para los abogados, permitiéndoles centrarse en sus casos con la tranquilidad de que sus clientes están bien atendidos. Puedes saber más en nuestro post sobre secretaria para abogados y bufetes.
Como ves, con una estrategia adecuada y un equipo profesional bien formado, se pueden alcanzar grandes objetivos. ¿Crees que podemos ayudarte en la gestión de tu negocio? En Ofitech360º podemos ayudarte. ¿Hablamos?
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