La Clínica Dental Dra. Vidal es reconocida en Palma de Mallorca por su especialización en prótesis y estética dental, pero sobre todo por el trato personalizado y cercano que ofrece a sus pacientes. Con un equipo pequeño y dedicado, formado por la Dra. Vidal y dos doctores, la clínica se ha convertido en un referente para quienes buscan un cuidado dental de calidad.
Objetivo
El principal objetivo de la Clínica Dental Dra. Vidal era optimizar la gestión de sus citas y llamadas, garantizando que cada paciente recibiera la atención personalizada que distingue a la clínica. Además, era fundamental integrar todos los procesos en su sistema de gestión de pacientes, Gesdent, para mantener un servicio fluido y eficiente, adaptado a las necesidades de cada cliente.
Desafío
El desafío que enfrentaba la clínica era manejar un flujo constante de llamadas de pacientes, muchos de los cuales solicitaban específicamente ser atendidos por Neus o Noelia, las personas encargadas de la recepción telefónica. Con un equipo tan reducido, era esencial evitar interrupciones en la atención directa a los pacientes y en la programación de citas. Además, debían gestionar de manera eficiente las emergencias y tipos de visitas específicos, como blanqueamientos o exodoncias, asegurando que toda la información recopilada durante las llamadas se integrara correctamente en Gesdent.
Roadmap Implementado por Ofitech360º
Estrategia personalizada:
En Ofitech360º comenzamos por entender a fondo el funcionamiento de la clínica, asegurándonos de que cualquier solución que propusiéramos se adaptara perfectamente a sus necesidades.
Desarrollamos un protocolo claro para la gestión de llamadas y la programación de citas. Este protocolo se diseñó para recoger de manera detallada todos los datos necesarios, como nombre, apellidos, motivo de la llamada, y urgencia, para que cada paciente fuera atendido de manera personalizada.
Todo esto se integró directamente en Gesdent, el sistema de gestión de la clínica, para garantizar que la información fluyera sin problemas y se mantuviera organizada.
Herramientas implementadas:
Integración directa con el software de gestión de pacientes Gesdent, permitiendo que Ofitech360º gestionara las llamadas y citas de manera eficiente, manteniendo la metodología y procesos internos de la clínica.
Adaptación completa a los horarios y necesidades específicas de la clínica, asegurando que cada paciente recibiera la atención esperada y que toda la información se gestionara de forma coherente dentro del sistema.
Resultados obtenidos
- Mejora en la experiencia del cliente:
La implementación del nuevo sistema resultó en una reducción de los tiempos de espera y una mejora general en la experiencia del cliente. Los pacientes apreciaron el manejo más ágil y eficiente de sus llamadas, lo que reforzó la confianza que ya tenían en la clínica.
2. Optimización de recursos:
La clínica pudo optimizar sus recursos internos al delegar la gestión de llamadas a Ofitech360º. Esto permitió al equipo centrarse en la atención directa a los pacientes y en los tratamientos dentales, incrementando la productividad y reduciendo el estrés.
3. Fidelización de clientes:
La mejora en la atención telefónica ayudó a aumentar la fidelización de los clientes. Los pacientes valoraron el servicio personalizado.
Valor adicional
Además de los beneficios inmediatos, Ofitech360º proporciona a la Clínica Dental Dra. Vidal informes detallados sobre las llamadas y citas gestionadas. Esto no solo facilita la planificación y mejora continua de los procesos internos, sino que también ofrece a la Dra. Vidal una visión clara de las necesidades y preocupaciones de sus pacientes. Con esta información, la clínica puede seguir adaptando y mejorando sus servicios para mantener la satisfacción de sus pacientes.
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