Qué es outsourcing o externalización: ventajas y cómo gestionarlo

Encontrar maneras de ser más eficiente y reducir costes es importante para mantenerse competitivo. Una estrategia que ha ganado mucha popularidad es el outsourcing o externalización de servicios. ¿Te has preguntado alguna vez cómo algunas empresas logran concentrarse en sus actividades principales sin descuidar otras tareas importantes? La respuesta suele estar en la externalización. Este método permite delegar ciertas funciones a especialistas externos, mejorando la eficiencia y permitiendo que las empresas se centren en lo que realmente importa.

Hoy desde Ofitech360º, te explicaremos qué es el outsourcing, sus ventajas, los tipos que existen y cómo puedes implementarlo en tu negocio.

outsourcing o externalización

Qué es el outsourcing

El outsourcing, o externalización de servicios, es una práctica empresarial en la que una compañía contrata a terceros especializados para realizar tareas, funciones o procesos que, tradicionalmente, se llevaban a cabo internamente. Este enfoque no solo ayuda a reducir costes, sino que también permite acceder a la experiencia y habilidades de profesionales externos.

Por ejemplo, una empresa puede externalizar su servicio de atención al cliente mediante un call center. Al hacerlo, la empresa no solo optimiza sus recursos, sino que también se beneficia de la experiencia y eficiencia que un proveedor especializado en atención telefónica puede ofrecer. Este call center puede manejar llamadas de soporte, consultas de clientes y resolver problemas, permitiendo que el personal interno se concentre en actividades más estratégicas y esenciales para el crecimiento del negocio. Este caso es el ejemplo perfecto de Ofitech360º. 

La externalización de servicios no es solo una herramienta para grandes empresas; las pequeñas y medianas también pueden aprovechar sus ventajas para mejorar su competitividad y crecimiento. Es una forma estratégica de abordar las tareas no esenciales y liberar recursos internos para centrarse en el núcleo del negocio.

Tipos de outsourcing

Existen varios tipos de outsourcing que las empresas pueden considerar, dependiendo de sus necesidades y objetivos.

Off-shoring

El off-shoring es un tipo de outsourcing en el que una empresa delega ciertas tareas o procesos a proveedores ubicados en otros países. Esta práctica se utiliza comúnmente para aprovechar costes laborales más bajos y acceder a una base de talento global.

Un ejemplo típico es la externalización de servicios de atención al cliente o desarrollo de software a países con costes operativos más bajos. Aunque puede ofrecer importantes ahorros de costes, también puede implicar desafíos como diferencias culturales, de idioma y zonas horarias.

In-house

El in-house outsourcing, aunque suene contradictorio, se refiere a la externalización de funciones a una unidad separada dentro de la misma empresa, pero gestionada como una entidad independiente. Este modelo permite a la empresa mantener un control más cercano sobre las operaciones externalizadas mientras se beneficia de la especialización y eficiencia de una entidad dedicada. 

Un ejemplo podría ser la creación de un departamento independiente de TI que opera con sus propias políticas y procedimientos, pero que sigue siendo parte de la empresa matriz.

Off-site

El off-site outsourcing implica la externalización de servicios a proveedores que operan fuera de las instalaciones de la empresa. A diferencia del off-shoring, estos proveedores pueden estar en el mismo país, lo que facilita la comunicación y la gestión. Este tipo de outsourcing es común para funciones como la contabilidad, el marketing digital y los servicios legales. 

La principal ventaja del off-site outsourcing es que permite a la empresa beneficiarse de la experiencia y recursos del proveedor sin la necesidad de gestionar físicamente las operaciones.

Co-sourcing

El co-sourcing es una combinación de internalización y externalización, donde tanto la empresa como el proveedor externo comparten la responsabilidad de ciertas tareas o procesos. Este modelo es ideal para proyectos complejos que requieren una estrecha colaboración y coordinación entre las partes. 

Un ejemplo de co-sourcing podría ser la colaboración en el desarrollo de un nuevo producto, donde el equipo interno de la empresa trabaja junto con expertos externos para aprovechar al máximo las capacidades de ambos.

Cómo implementar la externalización de servicios

1. Evaluación

La primera etapa consiste en realizar una evaluación de las necesidades y objetivos de la empresa. Durante esta fase, se debe desarrollar un plan de proyecto claro, identificar el equipo de liderazgo y reorganizar los recursos necesarios. Esta evaluación inicial es imprescindible para determinar qué procesos o funciones pueden beneficiarse más de la externalización y establecer metas claras.

2. Selección de proveedores

Una vez que se ha decidido externalizar ciertos servicios, es fundamental identificar y seleccionar proveedores que puedan satisfacer mejor las necesidades de la empresa. Esto implica investigar y evaluar varias opciones, solicitando información detallada a través de documentos como Solicitud de Información (RFI), Solicitud de Propuesta (RFP) o Solicitud de Cotizaciones (RFQ). Este paso ayuda a asegurar que se elige al proveedor más adecuado.

3. Análisis y validación

El análisis y validación, o due diligence, es el proceso de recopilar y evaluar información sobre los proveedores para formar una relación sólida y estructurada. En esta etapa, se debe revisar en profundidad las capacidades, recursos y antecedentes de los proveedores para asegurarse de que cumplen con los requisitos de la empresa. Esta fase es importante para minimizar riesgos y garantizar una colaboración exitosa.

4. Negociación y contratación

Una vez seleccionado el proveedor, se procede a la negociación de los términos del contrato. Es esencial acordar aspectos específicos como el alcance del trabajo, niveles de servicio, plazos, costes y responsabilidades de ambas partes. 

Un contrato claro y detallado es fundamental para evitar malentendidos y establecer una base sólida para la colaboración.

5. Transición

Con el contrato firmado, comienza la fase de transición, donde se transfieren los recursos y responsabilidades del comprador al proveedor. Esta etapa puede incluir la transferencia de empleados, la migración de datos y la integración de sistemas y procesos.

6. Gestión y supervisión

La gestión y supervisión de la externalización es una fase continua que implica administrar el contrato y mantener una relación de trabajo efectiva. Esto incluye monitorear el desempeño del proveedor, gestionar la comunicación, resolver problemas y asegurar que se cumplan los niveles de servicio acordados.

7. Repatriación o transferencia

La etapa final es la repatriación o transferencia de recursos y responsabilidades de vuelta a la empresa original, ya sea al finalizar el contrato o si se decide internalizar nuevamente los servicios. Planificar esta fase con antelación es importante para asegurar una transición ordenada y minimizar cualquier impacto negativo en las operaciones.

externalización de servicio

Ventajas y desventajas del outsourcing

La externalización de servicios, o outsourcing, es una estrategia que puede ofrecer numerosos beneficios a las empresas, pero también conlleva ciertos riesgos. 

Ventajas del outsourcing

  1. Reducción de costes: Externalizar servicios puede ayudar a conseguir ahorros, ya que reduce los gastos relacionados con salarios, formación, infraestructura y tecnología. Las empresas pueden aprovechar la estructura de costes más baja de los proveedores externos.
  2. Acceso a experiencia especializada: Al externalizar, las empresas pueden beneficiarse de la experiencia y habilidades de profesionales especializados que tienen un profundo conocimiento en su área. Esto es especialmente valioso en sectores como TI, marketing y atención al cliente.
  3. Enfoque en competencias clave: Externalizar tareas secundarias permite a las empresas concentrarse en sus competencias principales, mejorando la innovación y la productividad en las áreas que realmente impulsan el negocio.
  4. Flexibilidad y escalabilidad: La externalización ofrece a las empresas la capacidad de ajustar rápidamente sus operaciones según las demandas del mercado. Durante picos estacionales o proyectos especiales, pueden ampliar su capacidad sin necesidad de contratar y formar nuevo personal interno.
  5. Mejora de la eficiencia y productividad: Los proveedores de servicios externos suelen tener procesos y tecnologías avanzadas que pueden mejorar la eficiencia operativa. Esto permite a las empresas lograr más en menos tiempo y con menos recursos.
  6. Reducción de riesgos: Al externalizar ciertos procesos, las empresas pueden transferir algunos de los riesgos asociados, como el cumplimiento de regulaciones y la seguridad de los datos, a los proveedores que ya tienen experiencia y protocolos en estas áreas.

Desventajas del outsourcing

  1. Pérdida de control: Externalizar ciertas funciones implica ceder el control sobre aspectos específicos del negocio a proveedores externos. Esto puede llevar a una menor supervisión y control sobre la calidad del servicio prestado.
  2. Problemas de comunicación: La coordinación y comunicación con proveedores externos pueden ser un desafío, especialmente si están en ubicaciones geográficas diferentes. Las diferencias de zona horaria y culturales pueden complicar la tarea
  3. Dependencia del proveedor: Confiar en un proveedor externo para funciones críticas puede crear una dependencia que, si no se gestiona adecuadamente, puede convertirse en un riesgo para la empresa. Problemas con el proveedor pueden afectar directamente las operaciones del negocio.
  4. Cuestiones de seguridad y confidencialidad: Externalizar puede exponer a la empresa a riesgos de seguridad y confidencialidad de datos. Es crucial garantizar que los proveedores cumplan con estrictos estándares de protección de datos y tengan políticas robustas de seguridad.
  5. Costes ocultos: Aunque el outsourcing puede reducir costes operativos, también puede haber costes ocultos asociados con la gestión del proveedor, la resolución de problemas y la integración de sistemas. 
  6. Impacto en la moral de los empleados: La externalización puede afectar la moral de los empleados internos, especialmente si sienten que sus trabajos están en riesgo. Es vital gestionar este aspecto mediante una comunicación clara y apoyo a los empleados durante el proceso de transición.

Como ves, existen servicios de todo tipo y contar con una empresa que pueda brindar apoyo en los momentos de crecimiento puede conseguir que los ingresos aumenten. Es el caso por ejemplo de la figura del asistente virtual para clínicas, que se puede encargar de gestionar las citas, recordatorios, etc. Lo mismo ocurre con la secretaría virtual para abogados y bufetes, son figuras que cada vez están más demandadas por la descarga que supone para los profesionales.

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